Mở lớp 200 người mà tạo tài khoản từng người thì mất cả ngày. Nhập hàng loạt từ một file Excel làm xong việc đó trong vài phút, và quan trọng hơn, làm theo cách không đẻ ra tài khoản rác.
Luồng nhập chia làm hai bước
Đây là điểm cần hiểu trước tiên, vì nó khác với thói quen "chọn file rồi bấm nhập" ở nhiều hệ thống.
- Đọc file. Hệ thống đọc và trả về bảng soát từng dòng: dòng nào tạo được, dòng nào không và vì sao. Chưa tài khoản nào được tạo.
- Nhập thật. Bạn xem bảng soát, sửa file nếu cần, rồi bấm xác nhận. Lúc này tài khoản mới được tạo.
Lý do không gộp một bước: một file 200 dòng sai định dạng cột mà nhập thẳng sẽ tạo ra 200 tài khoản rác, và xóa chúng đi khó hơn nhiều so với việc bấm thêm một nút.
File nhập gồm những gì
Nhận file Excel hoặc JSON, tối đa 500 dòng mỗi lần. Các cột:
- Họ tên và Email: bắt buộc.
- Số điện thoại: không bắt buộc.
- Mã lớp: không bắt buộc. Bỏ trống thì học viên không thuộc nhóm nào.
- Mật khẩu: ghi thẳng trong file thì dòng đó dùng mật khẩu này, thắng chế độ chung.
Tải file mẫu
Màn nhập có nút tải file Excel mẫu. File mẫu do chính hệ thống phát ra nên đúng thứ tự cột, đúng tên cột, và có sẵn hai dòng ví dụ để nhìn là biết cột nào điền gì. Năm cột theo thứ tự:
- Họ và tên - bắt buộc
- Email - bắt buộc
- Số điện thoại - bỏ trống được
- Mật khẩu - bỏ trống thì hệ thống tự đặt theo lựa chọn lúc nhập; điền vào dòng nào thì dòng đó dùng mật khẩu riêng, tối thiểu 6 ký tự
- Mã lớp - bỏ trống được, tối đa 50 ký tự
Hai điều cần giữ khi sửa file mẫu: xoá hai dòng ví dụ trước khi nhập, và không chen thêm cột vào giữa - hệ thống đọc theo vị trí cột nên chen cột vào giữa là lệch hết dữ liệu.
Mã lớp phải gõ thống nhất cho cả nhóm: "K30-A1" và "k30 a1" bị tính là hai lớp khác nhau.
Hai cách đặt mật khẩu
Ngẫu nhiên mỗi người một mật khẩu là lựa chọn an toàn hơn, nên dùng khi có thể gửi email cho học viên.
Một mật khẩu chung cho cả file tiện khi bạn phát tài khoản trực tiếp tại lớp và hướng dẫn mọi người đổi ngay.
Mật khẩu sinh tự động cố ý bỏ các ký tự dễ đọc nhầm, cụ thể là I, L, O, U, số 0 và số 1. Mật khẩu này thường được đọc qua điện thoại hoặc chép tay, nên một chữ O nhầm thành số 0 là một cuộc gọi hỗ trợ.
Học viên nhận được mật khẩu bằng thư thông báo tài khoản mới, gửi ngay lúc nhập. Đơn vị chưa có hệ thống email riêng vẫn gửi được - xem Thư tài khoản gửi từ no-reply@idu.vn.
Dòng trùng email xử lý ra sao
Email là duy nhất trên toàn hệ thống, không chỉ trong một đơn vị. Nên một dòng trùng có thể đang trỏ vào người của đơn vị khác. Hệ thống phân biệt hai trường hợp:
| Kiểu trùng | Xử lý |
|---|---|
| Trùng với học viên của chính đơn vị này, và tài khoản đó chỉ có vai trò học viên | Ghi đè được, nếu bạn bật tùy chọn ghi đè |
| Trùng với người của đơn vị khác, hoặc tài khoản có vai trò quản trị | Luôn bỏ qua, không công tắc nào mở được |
Trường hợp thứ hai bị chặn cứng là có chủ đích. Cho phép ghi đè ở đó nghĩa là từ màn hình nhập học viên có thể đổi mật khẩu một tài khoản quyền cao ở đơn vị khác.
Mã lớp dùng để làm gì
Mã lớp là nhãn gắn trên mỗi học viên, ví dụ NC-109 hay K2026A. Nó không phải một thực thể riêng có danh sách thành viên, chỉ đơn giản là một giá trị để lọc và gom nhóm.
Chính vì đơn giản nên nó tiện: lọc danh sách theo mã lớp, thêm cả lớp vào một khóa học, chọn cả lớp làm thí sinh một kỳ thi, xuất bảng điểm theo lớp. Đặt mã lớp nhất quán ngay từ lúc nhập sẽ tiết kiệm rất nhiều thao tác về sau.
Gợi ý đặt mã: ghép khóa đào tạo với đợt, ví dụ NVCB-2026-01. Tránh dấu tiếng Việt và khoảng trắng để lọc cho gọn.
Ghi danh học viên vào khóa học
Có tài khoản rồi thì đưa vào khóa bằng một trong bốn cách:
- Học viên tự đăng ký, bạn duyệt. Học viên ở trạng thái chờ duyệt cho đến khi bạn chấp nhận.
- Mã mời lớp: phát một mã, ai có mã thì vào được khóa.
- Thêm tay từ tab Học viên của khóa, chọn nhiều người một lượt.
- Học viên đặc biệt: gắn cờ cho một tài khoản để họ vào được mọi khóa học của đơn vị.
Ba điều nên làm trước khi nhập file lớn
- Nhập thử 5 dòng trước. Đúng rồi mới nhập cả file.
- Kiểm tra cột email không có khoảng trắng thừa và không bị Excel tự đổi định dạng.
- Thống nhất mã lớp trước khi nhập. Sửa mã lớp cho 200 người sau đó tốn công hơn nhiều.